Diploma kwijt

Bent u uw diploma, certificaat of cijferlijst kwijt, bijvoorbeeld door brand of diefstal? Hebt u uw naam laten veranderen of bent u van geslacht veranderd? En wilt u een nieuw of aangepast document? Dan kunt u bij DUO een document aanvragen dat het originele document vervangt. Dit document heet ‘Verklaring afgelegd examen’ (VAE). Een VAE  heeft dezelfde waarde als het originele document. Een VAE wordt afgegeven namens de minister van OCW.

Beschikbare onderwijssoorten

U kunt alleen een VAE aanvragen voor de opleidingen en jaargangen die bij DUO zijn geregistreerd. DUO beschikt over de diplomagegevens van ongeveer zeventig opleidingen. Dit zijn onder andere de opleidingen in het voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Een uitgebreid overzicht van de beschikbare opleidingen vindt u in het overzicht met opleidingen en jaargangen.

Geen diplomagegevens aanwezig

Staat uw opleiding in de lijst? Dan kunnen we niet garanderen dat we een VAE kunnen maken. Het is namelijk mogelijk dat we geen beschikking hebben over de examenuitslagen van bepaalde jaargangen of bepaalde instellingen. Als dit voor uw document geldt, nemen we na uw aanvraag contact met u op. U kunt dan de onderwijsinstelling benaderen waar u examen hebt gedaan. Dit kunt u ook doen als uw opleiding of examenjaar niet op de bovenstaande lijst staat. In het geval de onderwijsinstelling is opgeheven kunt u soms terecht bij de afdeling onderwijszaken van de gemeente waar u de opleiding hebt gevolgd. Openbare scholen vallen namelijk onder de gemeente en moeten hun eeuwig te bewaren stukken overdragen aan het gemeente-archief. Wanneer ze buiten de gemeente vallen, kunt u kijken of de school onder de Archiefwet valt. In verband met overbrenging van eeuwig te bewaren archieven kunt u contact opnemen met de Erfgoedinspectie. Klik hier om te kijken of een school onder de Archiefwet valt.

Aanvragen

Vraagt u een VAE aan voor een opleiding waarvoor u zelf examen heeft gedaan? Dan kunt u het onderstaande formulier Aanvragen verklaring afgelegd examen gebruiken. Bent u of hebt u een derde die de aanvraag doet? Dan moet u, als dit nog niet is gedaan, behalve het aanvraagformulier ook een machtiging meesturen. U moet met uw aanvraag ook één of meerdere bewijsstukken meesturen. Welke dit zijn, leest u op het aanvraagformulier. Als uw aanvraag compleet is, duurt de afhandeling ervan ongeveer drie weken.

Kosten

U betaalt 72,00 euro per verklaring. Een verklaring bevat de gegevens van één opleiding. Bij het aanvraagformulier zit een machtigingsformulier. Op dit formulier kunt u DUO machtigen dit bedrag van uw rekening af te schrijven. We schrijven dit bedrag pas af als de verklaring is gemaakt. Alleen als u in het buitenland woont is het mogelijk om een acceptgiro te ontvangen.

Naar het buitenland

Gaat u uw VAE gebruiken voor studie of werk in het buitenland? Dan kunt u de verklaring ook door DUO laten legaliseren. Door legalisatie van Nederlandse documenten weten buitenlandse autoriteiten dat het document rechtsgeldig is. Om in het buitenland aan te tonen wat uw opleiding in Nederland waard is, kunt u bij DUO ook een statusverklaring aanvragen. Stuur een aanvraag voor legalisatie en/of een statusverklaring mee met de aanvraag van de VAE. 

Nog vragen?

Als u nog vragen hebt kunt u contact opnemen met de afdeling Examendiensten.

Diplomaregister

Wilt u snel toegang tot uw diplomagegevens? Dan kunt u kosteloos gebruikmaken van het diplomaregister. Het diplomaregister bevat gegevens van diploma’s, certificaten en getuigschriften, zoals de naam van de opleiding en het examenjaar. Het diplomaregister bevat nog niet alle diplomagegevens. Op de pagina van het diplomaregister vindt u een overzicht van de beschikbare diploma’s en meer informatie over het register.

In het register kunt u een digitaal uittreksel maken van uw diplomagegevens. Dit uittreksel is een pdf-document met een digitaal certificaat. Het certificaat is een echtheidskenmerk dat garandeert dat het document van DUO afkomstig is. U kunt het digitale uittreksel naar een werkgever sturen of gebruiken in andere situaties waarbij u moet aantonen welke diploma’s u behaald heeft.

Het digitale uittreksel heeft dezelfde waarde als een gewaarmerkte kopie van uw diploma. Een door uzelf gemaakte print van het uittreksel heeft geen waarde. Wilt u toch een papieren versie van het digitale uittreksel gebruiken? Dan kunt u bij DUO een print op waardepapier aanvragen. U betaalt hiervoor € 72,- en ontvangt dan binnen drie weken een geprint uittreksel van uw diplomagegevens. Dit papieren uittreksel heeft dezelfde waarde als een gewaarmerkte kopie van uw diploma(‘s). 

Uittreksel maken

U kunt in het register een digitaal uittreksel maken van uw beschikbare diplomagegevens. Dit uittreksel is een pdf-document met een digitaal certificaat. U kunt het digitale uittreksel naar een werkgever sturen of gebruiken in andere situaties waarbij u moet aantonen welke diploma’s u behaald heeft. Het digitale uittreksel heeft dezelfde waarde als een gewaarmerkte kopie van uw diploma. Een door uzelf gemaakte print van het uittreksel heeft geen waarde.

Als u een digitaal uitreksel uit het diplomaregister ontvangt, moet u zelf controleren of het certificaat geldig is.