Vraag en antwoord inschrijfcontroles

In- en uitschrijven ihkv studiefinanciering

Wanneer kan 1 augustus als inschrijfdatum worden gebruikt?

Er is vaak discussie over deze situaties. Heeft de student zich aangemeld voor de zomervakantie of na de zomervakantie en vanaf de eerste lesdag aanwezig, dan geldt per 1/8 inschrijven. Anders moet de daadwerkelijke datum dat een deelnemer zich voor een opleiding aanmeldt worden gebruikt.

Moet bij diplomering de uitslagdatum of datum diploma uitreiking als einddatum worden gehanteerd?

Volgens de geldende wetgeving is de datum van positieve uitslag de einddatum studie/uitschrijfdatum. Een diploma wordt vaak later uitgereikt en tussentijds vinden er geen onderwijsactiviteiten meer plaats. Is een student gezakt en gaat niet verder met de opleiding dan geldt ook deze datum.

Controle studiefinanciering

Wat gebeurt er met de studiefinanciering als bij de controle blijkt dat een deelnemer van niveau 3 teruggezet is naar niveau 2?

Bij de terugzetting van niveau 3/4 naar 1/2 ontvangt de deelnemer een herzieningsbericht en is de prestatiebeurs veranderd in een reguliere beurs. Alleen veranderen van 3 naar 4 en van 1 naar 2 heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemer. De deelnemer moet zijn studiewijziging altijd doorgeven aan DUO. Afhankelijk van het niveau krijgt hij de studiefinanciering als gift (1 en 2) of als prestatiebeurs (3 en 4) toegekend.

Hoeveel tijd (dagen) is er om gegevens in BRON te wijzigen na de controle, nu er maandelijks wordt uitgewisseld?

Is er een verschil geconstateerd dan ontvangt de student een zogeheten ST brief. Als na ongeveer twee maanden na de verzending van deze brief in Bron geen nieuwe gegevens bekend zijn dan wordt de studiefinanciering herzien.

Wanneer moet de uitschrijfdatum van de geslaagden uiterlijk gemeld zijn om bij DUO de controle goed te laten verlopen?

Wettelijk gezien moet binnen 4 weken na de uitslag/einddatum deze in Bron staan, daarom is de uitwisseling tussen Bron en studiefinanciering ook maandelijks. 
Hier vindt u de planning van de controles.

Hoe kan een instelling omgaan met wijziging van crebo/opleiding in augustus?

Hierin moeten de inschrijfregels uit de WEB worden gevolgd. Voor studiefinanciering van de deelnemer is meestal van belang dat er een voltijd inschrijving is vanaf 1 augustus. Welke crebo-code erbij hoort maakt voor de studiefinanciering niet uit.

Een student meldt zich de tweede week van het schooljaar aan en wordt ingeschreven. De student heeft echter al voor de zomervakantie studiefinanciering aangevraagd die per 1 augustus ingaat. De student verzoekt om met terugwerkende kracht te worden ingeschreven per 1 augustus. Wat moet een instelling doen?

Een instelling moet zich houden aan de inschrijfregels van de WEB (en andere wetgeving) en mag niet met terugwerkende kracht de student inschrijven.

BRON

Waarom werkt Studiefinanciering met de verwachte einddatum studie uit Bron als een vast gegeven, terwijl die datum kan veranderen?

Bij Studiefinanciering wordt gewerkt met de verwachte einddatum om proactief te kunnen communiceren naar studenten en schulden te voorkomen. Zij ontvangen voor deze einddatum een informatiebrief wat ze in welke situatie moeten doen als het gaat om stoppen of door laten lopen van de studiefinanciering en OV-studentenrecht. Verder leert de praktijk leert dat veel studenten hun einddatum niet doorgeven.

Overig

Wat gebeurt met de studiefinanciering van studenten als op een instelling problemen met de 850 klokuren ontstaan bij de accountantscontrole? 

Voor de toekenning van de studiefinanciering worden de gegevens uit BRON overgenomen, ook als deze achteraf wijzigen. Bij problemen mbt het voldoen aan de 850 klokuren is het niet de bedoeling dat studenten hiervan nadelige gevolgen ondervinden. De beste werkwijze is om in BRON de bekostigingsstatus aan te passen en niet de opleidingsgegevens.

In september moet een deelnemer nog een afrondend examen doen, hoe moet de instelling met de inschrijving omgaan? 

De ministeriële regelingen waarin deze situatie beschreven wordt geven aan dat de deelnemer ingeschreven moet worden als examendeelnemer of met inschrijfvorm deeltijd. Voor deze inschrijfvormen bestaat geen recht meer op studiefinanciering. 

Moeten deelnemers de overbrugging zelf aanvragen tussen de oude en nieuwe studie?

Ja, voordat de nieuwe studie begint moeten de studenten via Mijn DUO (of website) de vervolgstudie doorgeven. Hierbij wordt nadrukkelijk gevraagd aan te geven of overbrugging gewenst is.