Vraag en antwoord

Hoe moeten leerlingen met een dubbel profiel (VAVO) worden aangeleverd aan Bron?
Antwoord: In deze situatie levert de instelling een inschrijving met de elementcode van het dubbele profiel aan.

Per augustus zijn er nieuwe velden voor VAVO (intensiteit, zelfbetaler). Hoe moet een oude VAVO inschrijving worden beëindigd? Moet de intensiteit worden meegeleverd?

Antwoord: Nee, dat hoeft niet. Alleen bij nieuwe of doorlopende inschrijvingen per 1 augustus 2012 waarbij het wel/niet betalen van lesgeld moet worden vastgesteld. 

Kunnen Uitzonderlijke inschrijvingen VAVO door nieuwe velden na 1 augustus wellicht niet meer worden beëindigd?

Antwoord: Deze inschrijvingen kunnen op de reguliere wijze worden beëindigd. Meer informatie vindt u in het PVE

Wanneer is VAVO voltijd?

Antwoord: Via deze link vindt u meer informatie over wanneer VAVO voltijd of deeltijd is.

Is ivm lesgeld 3 vakken VWO en 4 HAVO die tegelijkertijd worden gevolgd een voltijd opleiding?

Antwoord: In het VAVO mogen uren van verschillende opleidingen bij elkaar worden opgeteld. Als deze vakken samen voldoende klokuren zijn voor een voltijd opleiding dan moet dit als voltijd in Bron worden geregistreerd.
Beide opleidingen kunnen in Bron worden geregistreerd onder een ander inschrijfvolgnummer. Bij beide of 1 van beide met de intensiteit voltijd, dit maakt voor het bepalen van de lesgeldplicht niet uit.

Wie reikt een diploma uit aan een kandidaat die een deel van de vakken op het VAVO doet en een paar vakken bij Staatsexamen?

Antwoord: Dit is instelling die de uitslag vaststelt. In de meeste gevallen zal dit  door staatsexamen gebeuren omdat het staatsexamen wat later in het jaar plaatsvindt. 

Hoe is de procedure m.b.t. het lesgeld als een student van voltijd overstapt naar deeltijd?

Antwoord: Er kan afhankelijk van de situatie en maand lesgeldteruggave worden aangevraagd. Hier vindt u meer informatie.

Wat zijn de openingstijden van BRON? Dit in verband met deadlines voor het aanleveren van bestanden?.
Het Basisregister sluit om 20.00 uur. Dit betekent dat u voor 18.00 uur bestanden moet aanleveren. De bestanden blijven dan nog één uur staan, zodat een instelling een bestand nog kan terughalen als dit noodzakelijk is.

Hoe moet een student met een geheim adres in BRON worden geregistreerd?
De student kan met de bij de instelling bekende persoon/adresgegevens worden aangeleverd aan BRON. De gegevens zoals bekend bij de GBA worden vastgelegd in Bron en in de terugkoppeling worden de adresgegevens weggelaten. Dit geldt ook voor Bron foto’s.

Sleutelbestanden met de 'spontane' GBA mutaties moeten soms door desoftwareleverancier worden verwerkt in de administratie. Kunnen dezegegevens in de terugmeldbestanden van Bron worden opgenomen?
Op dit moment kan Bron geen spontane terugmeldingen genereren. Bron reageert met terugmeldingen als gegevens van een persoon worden aangeleverd door een instelling. Daarom worden aparte sleutelbestanden op de site geplaatst waarin instellingen op de hoogte worden gehouden van deze mutaties. In het Gebruikers- en Technisch overleg BVE is deze procedure afgestemd.

In de sleutelbestanden is soms moeilijk na te gaan voor welke student het sofinummer is achterhaald. Hoe is dit te traceren?
In het geval van ‘spontane’ sofinummers staat het ‘oude’ onderwijsnummer erbij vermeld. Indien er geen ‘oud’ onderwijsnummer of sofinummer vermeldt staat of u kunt dit nummer niet terugvinden in uw administratie, neem dan contact op met het IPO (050 - 599 9000).

Moeten instellingen alle attentiesignalen van Bron controleren?
Het advies is om de signalen te bekijken die vooral bekostigingsrelevant zijn omdat deze tot afkeur van de bekostiging kunnen leiden. Belangrijke signalen hier omtrent zijn; 802, 814, 815, 841.

Kan bij sofinummer afkeur 753 ook in de melding komen te staan welke gegevens onjuist zijn? Bijvoorbeeld geboortedatum, geslacht, sofi-nummer of postcode. 
Nee, dat is niet mogelijk. U kunt in de meeste gevallen bij IPO navragen welke gegevens in de GBA geregistreerd staan.

Vanaf studiejaar 2009/2010 vallen BPV gegevens onder de mutatiestop. Geldt dit allen voor BBL?
Alleen de BPV-gegevens van BBL inschrijvingen vallen onder de mutatiestop, dit omdat een deel van de bekostiging hierop wordt gebaseerd. Deze zijn vanaf 2009-2010 opgenomen in de beslisboom. De BPV-gegevens van de BOL studenten worden gebruikt door het Ministerie van OCW en andere ketenpartners voor beleidsdoeleinden en zitten nog niet in de mutatiestop.

Is een instelling verplicht om de onderwijsovereenkomsten van dit studiejaar (12-13) met ‘oude’ crebo erop te vervangen voor overeenkomsten met de nieuwe crebo ivm invoering van de domeinenstructuur?
Er is overleg geweest met de inspectie en diverse andere partijen hierover. Er hoeft geen nieuwe overeenkomst te worden gemaakt. Voor 1 mrt moet wel de inschrijving met juiste crebocode in Bron staan. Bij het accountantsprotocol wordt een oud/nieuw crebolijst toegevoegd waarmee de accountant de controle kan doen.

Bewijslast tbv koppelingswet geeft extra werk, kunnen GBA gegevens worden uitgebreid met nationaliteit en verblijfsstatus?
Via de terugkoppelbestanden van Bron worden gegevens omtrent nationaliteit en verblijffstatus, die bekend zijn in de GBA, in record 411 'spontaan' teruggegeven.
De instelling hoeft deze gegevens niet eerst aan te leveren. Het is afhankelijk van de inrichting van het administratieprogramma hoe en wat wordt opgenomen in de administratie. In overleg met de accountant kunnen ze als bewijs voor de accountantscontrole worden gebruikt. Meer informatie over record 411 is te vinden in het Programma van Eisen BVE.

Is het mogelijk in de toekomst digitaal een gescande accountantsverklaring in te dienen?
Dit is in onderzoek. We hopen dit studiejaar akkoord hiervoor te krijgen.

De accountant interpreteert het controleprotocol anders dan de instelling. Hoe gaan we hiermee om? 
Ieder jaar organiseert de directie rekenschap van de onderwijsinspectie een bijeenkomst waar de inhoud en uitvoering van het controleprotocol met vertegenwoordigers van ccountantskantoren en het NIVRA wordt besproken. Dit overleg heeft onder andere als doel om interpretatie verschillen te voorkomen en accountants op de hoogte te stellen van de wijzigingen. Bij interpretatieverschillen kan de accountant of instelling contact zoeken met het Informatiecentrum Onderwijs (ICO) in Zoetermeer. De contactgegevens vindt u hier.

Heeft de bekostigingsstatus in Bron invloed op het recht op studiefinanciering?
De bekostigingsstatus in Bron heeft geen invloed op het recht op  studiefinanciering, dit wordt in de controle niet meegenomen.