Vraag en antwoord

Hier vindt u vragen en antwoorden over het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs. De vragen zijn zoveel mogelijk ingedeeld in categorieën.

Algemeen/overig

Wat zijn de openingstijden van BRON? Dit in verband met deadlines voor het aanleveren van bestanden.
Het Basisregister sluit om 20.00 uur. Dit betekent dat u voor 18.00 uur bestanden moet aanleveren. De bestanden blijven dan nog een uur staan, zodat een instelling een bestand nog kan terughalen als dit noodzakelijk is.

Wanneer kan er een onderwijsnummer toegewezen worden?
Een  leerling krijgt een onderwijsnummer als:

  • de leerling bekend is bij de GBA zonder burgerservicenummer; 

  • de leerling immigrant is;  

  • de school een leerling aanlevert met afwijkende gegevens, waardoor de juiste persoonsgegevens (incl.burgerservicenummer) niet gevonden worden bij de GBA; 

  • de leerling niet bekend is bij de GBA c.q. als de leerling in het buitenland woont.

Kan er ook decentraal aangeleverd worden?
Alleen scholen die een vestigingsvolgnummer van DUO hebben gekregen, mogen aanleveren. De aanleverpunten moeten geregistreerd staan in BRON en corresponderen met de vestigingsvolgnummers. Bespreek hiervoor een overgangsprocedure met IPO. Overleg ook eerst met uw softwareleverancier over de mogelijkheden om decentraal aan te leveren.
De stappen diehierbij worden doorlopen:

  • stap 1: De contactpersoon moet zijn / haar leverancier de software in laten stellen op décentraal

  • stap 2: Contactpersoon meldt IPO dat dit is uitgevoerd

  • stap 3: IPO Meldt dit aan haar technische unit ter sychronisatie

  • stap 4: IPO meldt - nadat dit intern is geregeld - de instelling décentraal kan aanleveren   

Wat is het verschil tussen de data 15 oktober en 15 november in de proceskalender Bron?
Voor 15 oktober moet u door middel van uw administratie een volledigheidsverklaring afgeven. Op 15 november wordt een foto gemaakt van scholen die een volledigheidsverklaring hebben afgegeven. De gegevens van deze scholen zullen voor de voorlopige bekostiging gebruikt worden.

Wanneer er op 15 november nog drie leerlingen ‘in de wacht staan’ omdat gegevens nog moeten worden gecontroleerd bij GBA, gaan deze dan toch nog mee in de bekostiging?
Wanneer op het moment van het draaien van de foto een leerling nog niet in BRON staat (en daar kan in dit geval sprake van zijn tenzij het fotomoment en terugkoppelmoment elkaar kruisen) staat die leerling ook niet in de foto. Het is daarom zaak om met aanleveren niet te wachten tot de deadline.

Hoe kun je zien welke bestanden je hebt opgehaald?
Dit is terug te vinden op de beveiligde site onder ‘ophalen bestanden’. Hier staan de bestanden die door DUO zijn klaargezet.

In de vakantie heb ik vijf weken iedere dag een melding gekregen dat er geen bestand klaarstaat.
Dit bericht krijgt u als DUO nog meldingen in behandeling heeft. Het voordeel hiervan is dat u niet telkens weer op de beveiligde DUO-site hoeft in te loggen.

Houdt BRON ook rekening met vakanties?
BRON draait in principe het hele jaar door. De deadlines die gesteld zijn betreffen uiterste termijnen; het is verstandig om rond vakantieperiodes eerder aan te leveren.

Waarom worden signalen door DUO teruggekoppeld met codes?
Dit is een handig hulpmiddel bij het terugzoeken van de oorzaak van het signaal. Overigens wordt ook de omschrijving teruggekoppeld. U vindt decodes en de uitleg in de handleiding BRON.

Is er een technische beschrijving van de referentietabellen en waar vind ik die?
Er is nog geen technische beschrijving, maar die komt er wel. Het was niet voorzien dat een technische beschrijving nodig was, omdat de tabellen niet complex zijn en de softwareleveranciers de nodige kennis hebben. Inmiddels is een traject gestart om de distributie en de achtergrondinformatie van referentietabellen te verbeteren.

Wordt in de update de tweede contactpersoon BRON meegenomen?
Nee, er is geen tweede contactpersoon voor de foto in BRON. In overleg met het Informatiepunt Onderwijs is het wel mogelijk om decentraal aan te leveren, met per aanleverpunt een contactpersoon.

Hoe vindt de terugkoppeling van Inspectie naar de school plaats?
Normaal gesproken doet de Inspectie geen terugkoppeling. Dit gebeurt alleen als er fouten geconstateerd zijn.

Het bevoegd gezag kan niet op de beveiligde site. Is hier een oplossing voor?
Uit veiligheidsoverwegingen is juist gekozen voor een hoog beveiligingsniveau. Als het bevoegd gezag wil meekijken kan dat aan het uiteinde van de processen, dus bij de school in de schooladministratiepakketten.

Mijn school ontvangt soms mail waarin gemeld wordt dat er geen bericht klaar staat. Kan dat voortaan ook anders?
De mail dat er geen bericht klaarstaat wordt alleen in die situatie verzonden dat een school nog een terugkoppeling zou kunnen verwachten, dus als DUO nog meldingen in behandeling heeft. U ontvangt het mailtje zodat u niet nodeloos hoeft in te loggen of te bellen met het Informatiepunt Onderwijs.

De GBA-uitwisseling voor nieuwe wijken (bijvoorbeeld in Almere) verloopt niet goed, bijvoorbeeld omdat er nog geen postcodes zijn. Hoe wordt dit opgelost?
DUO maakt gebruik van de officiële postcodetabel; deze wordt regelmatig bijgewerkt. Als blijkt dat een postcode nog niet in de tabel staat, dan moet de school het adres invoeren als buitenlands adres, met als landcode Nederland.

De aanvullende bekostiging gebeurt aan de hand van het aantal leerlingen. Als het aantal leerlingen verandert, wordt de aanvullende bekostiging niet automatisch veranderd. Waarom wordt de aanvullende bekostiging ook niet automatisch aangepast?
Voor de meeste regelingen met betrekking tot aanvullende bekostiging geldt dat deze eenmalig worden vastgesteld aan de hand van de leerlingengegevens zoals die op dat moment bekend zijn. Voor regelingen die dus na de accountantscontrole voor het eerst worden uitgevoerd, worden gevalideerde gegevens gebruikt. Alleen bekostiging van Nieuwkomers wordt later na validatie van leerlinggegevens door de accountant opnieuw vastgesteld.

Als we leerlingen aanleveren zonder NK-gegevens, worden deze gegevens (indien van toepassing) dan teruggekoppeld in de terugmeldbatch?
Nee, deze gegevens worden niet teruggekoppeld.

Welke mutatiesoort moet ik gebruiken bij eindexamenkandidaten die binnen hetzelfde brin-nummer overstappen van HAVO naar VWO?
U kunt hiervoor de mutatiesoort 'aanpassen' gebruiken. De elementcode moet dan aangepast worden.

Als een school meerdere administratiepakketten gebruikt, moet de volledigheidsverklaring dan per pakket of per brin-nummer aangeleverd worden?
U kunt volstaan door de volledigheidsverklaring per brin-nummer aan te leveren in één administratiepakket. Als ude volledigheidsverklaring heeft aangeleverd, en achteraf er nog een nalevering wordt gedaan, dan hoeft u deze niet weer opnieuw aan te worden leveren. 

Hoe worden de gegevens voor de voorlopige bekostiging (maartbrief) samengesteld?
De voorlopige bekostiging in de maartbrief is gebaseerd op de gegevens uit de voorlopige foto die op 15 november wordt vastgesteld.

In sommige gevallen worden naamsgegevens niet teruggekoppeld. Hoe kan dit?
DUO kan alleen naamsgegevens terugkoppelen als de persoon bekend is bij de GBA. Is dit niet het geval, dan vindt er geen terugkoppeling van de naam plaats. 

Bij het aanleveren van mutaties voor buitenlandse leerlingen (Duitse/Belgische) is niet duidelijk welke gegevens precies meegeleverd moeten worden. Welke gegevens zijn bij welke mutatie nodig?
Voor iedere mutatiesoort is een specifieke set gegevens nodig. Hieronder vindt u een overzicht welke (verplichte) velden iedere mutatiesoort kent: 

  • Toevoegen: volledige naamsgegevens, leerlingnummer, geboortedatum, geslacht, adresregels buitenland, landcode, ingangsdatum en element-code
  • Aanpassen: (burgerservicenummer*/)onderwijsnummer, leerlingnummer, geboortedatum, geslacht, landcode, ingangsdatum, element-code
  • Uitschrijven: (burgerservicenummer/*)onderwijsnummer, leerlingnummer, geboortedatum, geslacht, landcode, ingangsdatum, element-code
* Heeft de leerling in het verleden in Nederland gewoond dan is de leerling mogelijk in het bezit van een sofi-nummer. U kunt het burgerservicenummer meeleveren bij de mutatiesoort aanpassen en uitschrijven. 

Hoe moet er omgegaan worden met leerlingen die wegens ziekte vóór de teldatum gestopt zijn met hun opleiding en in het nieuwe schooljaar weer beginnen?
Deze leerling zal op de eerste ziektedag uitgeschreven moeten worden en weer worden toegevoegd op de dag dat hij weer op school begint. 

Kan de geboortedatum van leerlingen aangepast worden?
Bij BVE en VO decentraal kan de geboortedatum aangepast worden. Bij VO centraal kan dat niet. De leerling moet eerst met de onjuiste geboortedatum verwijderd worden uit BRON en vervolgens weer toegevoegd worden met de correcte geboortedatum. 

Hoe kunnen gegevens in de GBA worden aangepast?
De ouder of scholier kan zelf de gegevens bij de gemeente laten aanpassen. De school mag dit niet doen. 

Kan DUO een bericht sturen als de handleiding BRON is aangepast?
Dat is niet nodig, omdat in elke nieuwe versie vermeld staat wat er gewijzigd is ten opzichte van de vorige versie. 

Moeten scholen vanaf 2004-2005 ook de IDU gegevens nog steeds aan de Inspectie leveren of gaat dit via BRON?
Nee, de Inspectie haalt dit uit BRON. Daar waar de informatie tekort schiet, is het mogelijk dat de Inspectie nog contact met uw school opneemt.

Is het ook mogelijk om een telling per school te ontvangen? 
De telling, oftewel het aantal leerlingen in BRON op de peildatum, kunt u opvragen bij het Informatiepunt Onderwijs van DUO. Ook kunt u te allen tijde een actuele foto opvragen. Let op: een foto bevat ook de uitgeschreven leerlingen! 

Het CBS ontvangt gegevens vanuit BRON. Toch krijgen we veel vragen van het CBS, wat ons veel extra werk oplevert. Is het mogelijk dat het CBS meer gegevens ontvangt uit BRON?
Naast DUO ontvangen CBS en de Inspectie van het Onderwijs gegevens uit BRON. Het CBS heeft echter ook gegevens nodig die (nog) niet in BRON worden geregistreerd. Een voorbeeld is de onderwijskundige herkomst van leerlingen uit leerjaar 1. Deze gegevens kan het CBS apart opvragen bij de scholen.

Wat moet er voor BRON gebeuren bij een fusie?
Bij een fusie kunnen de volgende twee situaties onderscheiden worden:
1) School met Brinnummer A en school met Brinnummmer B vormen samen een nieuwe school met Brinnummer C. In deze situatie moet een deelname geregeld worden voor de school met Brinnummer C. Alle leerlingen van de scholen met de Brinnummers A en B moeten uitgeschreven worden en vervolgens weer worden toegevoegd bij de school met Brinnummer C.
2) School met Brinnummer A en school met Brinnummmer B gaan samen verder als school met Brinnummer B. In dit geval hoeft er dus geen nieuwe deelname geregeld te worden. Alle leerlingen van school met het Brinnummer A moeten uitgeschreven worden en vervolgens weer toegevoegd worden bij de school met Brinnummer B.
Let op: in beide situaties kan het zijn dat er één of meerdere aanleverpunten toegevoegd moeten worden; dit gebeurt niet automatisch.

Wat is het verschil tussen een onderwijsnummer, sofinummer en burgerservicenummer?
In november 2007 is de Wet burgerservicenummer in werking getreden. Dit betekent dat het sofinummer voortaan burgerservicenummer (BSN) heet. Verder is het nummer hetzelfde gebleven. In de communicatie gebruikt DUO de eerste tijd vaak nog beide termen, als gewenningsinformatie. Het onderwijsnummer is een alternatief nummer dat wordt toegekend door DUO aan leerlingen die (nog) geen sofinummer/BSN hebben.

Vanaf welke leeftijd wordt een sofinummer/BSN toegekend?
Het sofinummer werd vroeger toegekend door de Belastingdienst. Sinds de invoering van het burgerservicenummer worden nieuwe BSN's uitgegeven door gemeenten bij inschrijving in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Dit kan bijvoorbeeld bij geboorte, of wanneer iemand als immigrant naar Nederland komt en in de GBA wordt ingeschreven. De sofinummers van iedereen die al stonden ingeschreven in de GBA zijn automatisch omgezet in BSN's. 

In welke situaties kan het voorkomen dat een leerling géén sofinummer/BSN heeft? 
Dit geldt voor asielzoekers en leerlingen die niet in Nederland wonen.

Waarom wordt er gesproken over de Wet op het Onderwijsnummer (WON)?
De invoering van het onderwijsnummer is geregeld bij wet. De volledige naam van deze wet luidt: ‘Wijziging van enkele onderwijswetten in verband met de invoering van een persoonsgebonden nummer in het onderwijs’. De wet wordt kortweg Wet op het onderwijsnummer of WON genoemd. In de WON is vastgelegd dat elke leerling in Nederland een eigen nummer krijgt. Dat ‘unieke’ nummer zal dan worden gebruikt in contacten met: 

  • instellingen in het onderwijs onderling; 

  • de gemeente; 

  • de inspectie; 

  • de overheid.

Leerlingen zonder sofinummer/BSN krijgen een vergelijkbaar uniek nummer, dat onderwijsnummer wordt genoemd. In VO en BVE wordt de term onderwijsnummer vaak voor beide varianten van het persoonsgebonden nummer gebruikt.

Waarom krijgen scholen niet automatisch alle GBA gegevens aangeleverd? 
Het is bij wet geregeld dat de ouders bij de inschrijving van leerlingen een aantal gegevens overleggen, waaronder het persoonsgebonden nummer (= sofinummer/BSN). Zie hiervoor de Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 27b, lid 1. De school verstrekt dat persoonsgebonden nummer vervolgens aan DUO (artikel 103b, lid 2).

Scholen zullen zeker in het begin van de uitwisseling veel afkeuringen van meldingen kunnen verwachten. Hoe wordt de reden voor afkeur in de praktijk gecommuniceerd?
Scholen krijgen via terugmeldbestanden afkeuringen en goedkeuringen teruggemeld. Bij de afgekeurde leerlingen staan afkeursignalen met de reden van afkeuring. U kunt de gegevens controleren en juiste gegevens opnieuw elektronisch aanleveren. Wanneer u vragen hebt kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs (IPO) tel. (050) 599 90 00. 

De scholen die nu al ervaring hebben met de uitwisseling met BRON ervaren de identificatie van leerlingen als grootste knelpunt. Wat zijn de meest voorkomende problemen met identificatie?
De meest voorkomende oorzaak waardoor een leerling niet geïdentificeerd kan worden, is dat de geboortedatum, het geslacht of de achternaam niet klopt.
Aan ouders kan gevraagd worden om bepaalde documenten te laten zien zodat de juiste gegevens geregistreerd kunnen worden. Dat moet een document zijn dat door de overheid is verstrekt. Voorbeelden zijn het uitschrijvingsbewijs van de vorige school, een paspoort, een identiteitsbewijs of een geboortebewijs. Ook een afschrift van de persoonslijst kan hiervoor gebruikt worden, die wordt bij geboorte door de gemeente verstrekt. Let op: de zorgpas kan hiervoor niet gebruikt worden want dat is niet een door de overheid uitgegeven document.

 

Binnen het BRON-proces vindt ook uitwisseling van gegevens plaats met gemeenten. Geldt dat straks ook voor de absentieberichtgeving naar gemeenten, bijvoorbeeld in het kader van RMC? 
De gegevenslevering in het kader van RMC wordt steeds verder uitgebreid. Het is begonnen met een pilot met een beperkt aantal gemeenten. Inmiddels zijn er al meer dan driehonderd gemeenten aangesloten. Scholen zijn nu nog wettelijk verplicht zelf de gemeenten van informatie te voorzien. Er is een wetswijziging in voorbereiding die het mogelijk maakt om de gegevensstroom geheel tussen DUO en gemeenten te laten verlopen. De RMC-gegevens gaan over zogenaamd absoluut verzuim, dat betekent dat een leerling helemaal niet ingeschreven staat bij een school. Relatief verzuim betreft het verzuim van een ingeschreven leerling tijdens het schooljaar. In november 2007 start een pilot voor gegevensuitwisseling rond relatief verzuim. De registratie vindt plaats in een ander systeem dan BRON, maar is welaan BRON gekoppeld.

Wordt de RVC (Regionale Verwijzingscommissie, indicatiestelling voor leerlingen in het praktijkonderwijs) ook in de gegevensset van BRON opgenomen? 
De RVC kan een leerling een ‘pro-indicatie’ geven. Daarmee kan de leerling toegelaten worden tot het praktijkonderwijs. Of de leerling praktijkonderwijs volgt blijkt uit de elementcode die aan BRON wordt geleverd. Deze maakt onderdeel uit van de gegevensset.

Komt er een koppeling tussen BRON en Tegemoetkoming Schoolkosten?  
De gegevens in BRON worden gebruikt om controles uit te voeren bij regelingen die DUO uitvoert. De WTOS, tegemoetkoming schoolkosten, is hier één van. De registratie in BRON wordt gebruikt om te bepalen of de gegevens correct zijn en de toekenning rechtmatig.

Is de administratieve lastenvermindering snel merkbaar?
Het uitwisselingsproces met BRON is complex. In het begin zal het voor de scholen arbeidsintensief zijn. Dat blijkt ook uit de ervaringen in VO en BVE. Scholen moeten vaak extra investeren om het proces onder de knie te krijgen en er zijn in het begin soms nog technische kinderziektes. Ook DUO zal extra ondersteuning moeten leveren en soms op technische problemen stuiten. Het betekent dat er in eerste instantie nog geen sprake is van een verlichting. Na verloop van tijd raakt iedereen beter ingespeeld en worden de opbrengsten merkbaar. De administratie is beter op orde en biedt goed inzicht in de resultaten van de school. Ook zullen steeds meer tellingen en bevragingen kunnen vervallen. 

Kan de archivering van paspoort en uittreksels nu achterwege blijven?
In de WVO art. 27b is vastgelegd dat ouders bij toelating van de leerling bepaalde gegevens moeten verstrekken. Die gegevens moeten blijken uit een van overheidswege verstrekt document. Het is raadzaam deze documenten te archiveren, maar niet verplicht. Scholen zijn wel verplicht om bewijsstukken voor het leerplusarrangement te bewaren ten behoeve van de accountant.

Wanneer wordt in BRON het signaal afgegeven dat er dispensatie aangevraagd moet worden bij de Inspectie?
Bij leerlingen die ouder zijn dan 18 en in het 7e, 8e of 9e jaar van het Praktijkonderwijs zitten, wordt het signaal afgegeven. In BRON hoeft niets gewijzigd te worden, alleen de aanvraag naar de Inspectie moet worden verstuurd.

Inschrijven/uitschrijven

Wat moeten we doen als er voor een leerling nog geen RVC-beschikking is op 15 oktober?
U kunt op basis van een inschatting de leerling vóór 15 oktober opgeven als een leerling met indicatie RVC. Indien nodig kunt u later opnieuw de leerling als mutatie aanleveren, dan vindt correctie van de bekostiging achteraf plaats. Voor verder informatie zie ook www.minocw.nl.

Is het zinvol om dubbele inschrijvingen op de datum 1 augustus niet als een dubbele inschrijving te zien?
Nee. Voor een school kan dit wellicht een oplossing zijn, maar voor DUO geldt de wettelijke bepaling dat een leerling op enig moment slechts op één school ingeschreven mag staan.

Kan registratie in BRON en bij DUO niet leidraad zijn voor het opleggen van sancties bij scholen die nalaten hun leerlingen uit te schrijven?
Nee, dit is niet mogelijk.

Is inschrijving op 15 oktober bepalend voor de bekostiging?
Nee. De leerling moet op 1 oktober zijn ingeschreven. Een leerling die op 15 oktober nog niet is aangeleverd aan BRON, kan tot de mutatiestop alsnog worden doorgegeven. Daarna kunnen inschrijvingen alléén nog onder verantwoordelijkheid van de accountant worden aangeleverd.

Wat is de datum waarop leerlingen/eindexamenkandidaten moeten worden uitgeschreven?
Dat is de datum waarop een kandidaat de positieve uitslag van het examen krijgt en hierna de school verlaat. Dit geldt ook voor leerlingen die in het derde tijdvak examen hebben gedaan. Dit geldt dus niet voor leerlingen die bijvoorbeeld overstappen van havo naar vwo.

Hoe lang duurt het voordat ik een melding over een dubbele inschrijving krijg?
Zodra een dubbele inschrijving is geregistreerd in BRON krijgt de school een melding.

Is het verstanding om uitschrijvingen apart aan te leveren?
Om de verwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen raden wij aan om elke mutatiesoort in een aparte batch aan te leveren.

Waarom krijg ik bij niet te identificeren personen niet teruggekoppeld welk sleutelgegeven incorrect is?
Dit heeft te maken met de wet op de persoonsbescherming (WPB). Het is verboden om persoonsgegevens zonder meer te verstrekken.

Als een nieuwe leerling zich op 28 augustus meldt op school moeten we deze leerling dan per 1 augustus inschrijven of per 28 augustus?
Volgens de wet Voortgezet Onderwijs moet de leerling dan per 28 augustus worden ingeschreven, dit voorkomt ook veel dubbele inschrijvingen. Alle leerlingen ingeschreven op 1 oktober tellen mee voor de bekostiging.

Kan er bij dubbele inschrijving voortaan een bericht komen als de school de leerling heeft uitgeschreven?
Hierover worden beide scholen bericht. Bij de 'veroorzakende' school gaat het bericht naar het aanleverpunt dat de melding heeft gedaan. Bij de andere school gaat het bericht naar het contactpersoon voor BRON, ofwel de gemachtigde.

Wanneer instellingen per 1 augustus worden opgeheven of gaan fuseren, kan er een dubbele inschrijving ontstaan. Hoe kan de school dit voorkomen?
De leerlingen van de school die wordt opgeheven of gaat fuseren, moeten vóór 1 augustus worden uitgeschreven. 

Wat is de formele datum van uitschrijving van een geslaagde leerling?
De datum van uitschrijving is de datum waarop de examencommissie de positieve uitslag van het examen aan de leerling bekend maakt.

Heeft de school de mogelijkheid om met de formele datum van uitschrijving (van geslaagde leerlingen) te schuiven?
Officieel is het de datum van de examencommissie, maar de school ‘bepaalt’ de uitschrijfdatum. 

Hoe moet er omgegaan worden met inschrijvingen van leerlingen die het derde tijdvak hebben gedaan?
De inschrijving loopt gewoon door en de leerling kan uitgeschreven worden na zijn examen, ook al is dat pas in het nieuwe schooljaar. 

Controletotaal

Controleert de accountant ook de uitschrijvingen? 
Ja, want uitschrijvingen bepalen samen met de inschrijvingen het leerlingaantal op de teldatum die bepalend is voor de bekostiging van de school. Zodoende maakt de datum van uitschrijving ook onderdeel uit van het controletotaal.

Wie moet het controletotaal uitrekenen?
DUO levert in elke foto een actueel controletotaal mee. Steeds als er (accountants)mutaties zijn aangeleverd die relevant zijn voor de bekostiging in het betreffende campagnejaar, wordt opnieuw het controletotaal berekend. De instellingsaccountant neemt dit totaal op in de gewaarmerkte bijlage van zijn verklaring. De accountant kan zelf het controletotaal berekenen, maar het is eenvoudiger om gebruik te maken van de berekening van DUO. 

Is het mogelijk dat een controletotaal in de accountantsverklaring afwijkt van dat in BRON?
Nee, want een goedkeurende accountantsverklaring kan alleen in BRON worden geregistreerd wanneer het controletotaal in de accountantsverklaring gelijk is aan het controletotaal van BRON. Mocht dit wel het geval zijn, dan moet de instelling een herziene AR  door de accountant laten opmaken.

Een leerling staat met een verkeerde inschrijfdatum in BRON. Hoe kan het juiste controletotaal dan toch worden berekend? 
U moet de onjuiste inschrijfdatum verwijderen via de mutatiesoort 'verwijderen'. Vervolgens voegt u de nieuwe, juiste inschrijfdatum toe via de mutatiesoort 'toevoegen'. Valt de wijziging binnen de periode dat er een mutatiestop is afgegeven (1 juni tot 1 juli) én is de inschrijfdatum relevant voor de bekostiging, dan moet u de wijziging aanleveren via een accountantsmutatie. DUO berekent vervolgens het actuele controletotaal.
Let op: het hangt van de inschrijving af hoe de inschrijving verwijderd dient te worden. Als u er niet uit komt, kunt u het beste contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs (050-5999000).

Foto

Is het mogelijk om een actuele foto aan te vragen ter controle van de eigen gegevens?
Ja, dat is in principe op elke werkdag mogelijk. Wanneer het verzoek telefonisch vóór 17.00 uur is gedaan, kunt u de foto de volgende dag van de beveiligde site halen. Verzoeken per mail kunt u richten aan het Informatiepunt Onderwijs: ipo@ocwduo.nl of (050) 599 90 00. Deze worden binnen 48 uur verwerkt.

Krijgen we bij iedere foto een signaallijst?
Ja, een school krijgt bij iedere foto – ook de voorlopige foto – een signaallijst.

Na de foto valt de beschikking van DUO lager uit. Welke leerlingen zijn dan afgevallen?
DUO heeft een beslisboom uitgegeven waarin duidelijk opgenomen is welke leerlingen voor bekostiging in aanmerking komen. 

Vanaf welk moment kun je een voorlopige foto laten aanmaken?
Een voorlopige foto wordt alleen gemaakt op contractdata met DUO; de school krijgt hier een afslag van.

Wordt bij decentraal aanleveren de foto ook decentraal teruggemeld?
Nee. De foto’s gaan naar het contactpunt voor de foto. De terugmeldbestanden zijn wel decentraal.

Kan er automatisch een foto komen nadat de volledigheidsverklaring is afgegeven?
Nee. De voorlopige foto's zijn contractfoto's voor DUO, waar uw school een afslagfoto van krijgt. Met DUO zijn contractdata afgesproken U kunt wel te allen tijde een actuele foto bij het Informatiepunt Onderwijs aanvragen.

Is het mogelijk om de voorlopige foto in oktober te ontvangen?
Dit is niet mogelijk. De voorlopige foto ontvangt u op 15 november. U kunt altijd een actuele foto bij het IPO aanvragen.

Zou het leerling-nummer toegevoegd kunnen worden in de foto en in BRON?
Dit is niet mogelijk. Bij het opstellen van het programma van eisen enkele jaren geleden is er in overleg met het veld voor gekozen om het leerling-nummer niet in BRON op te nemen.

De datum van de definitieve foto op 21 juli is erg laat, de meeste scholen zijn dan al dicht. Kan de foto niet op een andere datum geleverd worden?
De foto die op 21 juli naar de scholen wordt gestuurd is een kopie van de foto die DUO gebruikt voor de bekostiging. De school hoeft hier niets mee te doen. Als u eerder dan 21 juli een actueel overzicht wilt van de gegevens op de peildatum, dan kunt u ook op een ander moment een (actuele) foto opvragen. 

Volledigheidsverklaring

Moet een school per vestiging een volledigheidsverklaring afgeven?
U kunt volstaan door per BRIN nummer één volledigheidsverklaring aan te leveren.

Moet bij decentrale aanlevering per aanleverpunt een volledigheidsverklaring worden afgegeven?
U kunt per BRIN nummer één volledigheidsverklaring aanleveren.

Geldt de volledigheidsverklaring per school of per vestiging? 
De volledigheidsverklaring geldt per school (BRIN nummer). 

Nieuwkomers

Welke NK-categorieën komen voor bekostiging in aanmerking?
Met ingang van 1 maart 2006 is de oude cumi-regeling vervallen en vervangen door de ‘Nieuwkomerregeling’. Onder de nieuwe regeling vallen alléén personen die een andere nationaliteit dan de Nederlandse hebben en minder dan twee jaar in Nederland zijn. De nieuwe NK-categorie is 4A.

Waarom worden de gegevens van Nieuwkomers in BRON niet aangepast als de accountant de bewijslast op de school ziet en akkoord geeft? In het nieuwe schooljaar komen de oude GBA-gegevens weer terug.
De GBA blijft altijd de bron voor het vaststellen van gegevens van Nieuwkomers. Alleen wanneer de GBA wordt aangepast zal DUO de gegevens overnemen. 

Identificatie

Hoe moet ik een leerling naar BRON leveren die net naar het buitenland is verhuisd?
Dergelijke personen hebben geen (Nederlandse) postcode en daarom kan niet worden bepaald bij welke gemeente er bevraagd zou moeten worden. Om ervoor te zorgen dat de persoon toch in BRON terecht komt, is het aan te raden om met de volledige set persoonsgegevens aan te leveren. De school krijgt dan van BRON een onderwijsnummer terug. De kans is echter groot dat dit soort leerlingen bekend is in de GBA met een burgerservicenummer. Als dit nummer bij de school bekend is, kunt u hiermee aanleveren.

Hoe moet ik een leerling naar BRON leveren die in het buitenland woont?
Dergelijke personen hebben geen (Nederlandse) postcode en daarom kan niet worden bepaald bij welke gemeente er bevraagd zou moeten worden. Om ervoor te zorgen dat de persoon toch in BRON terecht komt, is het aan te raden om met de volledige set persoonsgegevens aan te leveren. De school krijgt dan van BRON een onderwijsnummer terug.

Hoe moet ik een tweeling met hetzelfde geslacht en zonder PGN naar BRON leveren? 
Omdat deze personen dezelfde achternaam, dezelfde geboortenaam en hetzelfde geslacht hebben, kunnen zij onjuist geïdentificeerd worden. Die kans wordt vergroot als de voornamen op elkaar lijken. Het systeem staat namelijk een lichte afwijking toe in de spelling van namen. Als er een resultaat gevonden wordt met een afwijking binnen de marge, dan wordt geconcludeerd dat het om de gezochte persoon gaat. Wanneer deze marge verkleind wordt, levert dit weer problemen op voor andere gevallen waar de naam anders is gespeld, maar waar het wél om dezelfde persoon gaat (bijv. Renee i.p.v. René). Het is moeilijk om dit probleem te voorkomen. Het enige advies blijft om zoveel mogelijk de juiste combinatie burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht en postcode aan te leveren.