Naar Verzuim

Melding doorgeven of routeren

Scholen in het primair onderwijs melden verzuim via hun leerlingenadministratiesysteem (LAS). Scholen in het voortgezet onderwijs en mbo doen dit via hun administratiepakket of via het verzuimloket in Mijn DUO. De meldingen komen in het verzuimregister van DUO.

Op deze pagina leest u per sector hoe u de koppeling tussen uw administratie en het verzuimregister tot stand brengt.

Primair onderwijs

In het primair onderwijs meldt u verzuim via het leerlingenadministratiesysteem (LAS). Hoe u een melding doet, is afhankelijk van uw LAS. Er wordt een meldingsnummer aangemaakt. Met dit nummer kunt u de melding later ophalen of opzoeken via uw softwarepakket.

Veilige verbinding

Voor een veilige verbinding tussen uw LAS en het verzuimregister maakt DUO gebruik van Software as a Service (SaaS). Hoe dit werkt, leest u op de pagina Veilige verbinding regelen.

Vo en mbo

In het voortgezet onderwijs en het mbo geeft u verzuim door via uw administratiepakket of via het verzuimloket in Mijn DUO. 

Koppeling met administratiepakket

U kunt een rechtstreekse verbinding maken tussen uw administratiepakket en het verzuimregister. Dit heet een machine tot machinekoppeling (M2M). De beheerder op uw school regelt de koppeling.

PKI-overheidscertificaat

Voor het maken van een machinekoppeling hebt u een PKI-overheidscertificaat nodig. Dit moet een certificaat zijn van Digidentity, KPN-Getronic of Quovadis Trust/Link. Hebt u een certificaat gekocht? Volg dan deze stappen:

  1. Controleer of het certificaatbestand een van de volgende extensies heeft: .cer, .crt, .cert of .p7b. Andere bestandssoorten kan DUO niet verwerken.
  2. Kopieer het certificaatbestand naar een gecomprimeerde map.
  3. Vul het sjabloon in en sla het op.
  4. Mail het certificaatbestand (als zipbestand) en het sjabloon naar verzuim@duo.nl.

DUO verwerkt de certificaatgegevens en stuurt u een e-mail ter bevestiging. Hulp nodig? Uw softwareleverancier kan u helpen.

Is uw PKI-overheidscertificaat verlopen? Geef dan de nieuwe certificaatgegevens door via verzuim@duo.nl en stuur het openbare deel van het certificaat mee.

Sjabloon doorgeven certificaatgegevens instellingen (10Kb, xlsx)

Software as a Service

DUO maakt gebruik van Software as a Service (Saas). Saas voldoet aan de Edukoppeling 1.3, de digitale berichtenstandaard van het onderwijsveld. Neem voor meer informatie contact op met uw softwareleverancier.

Verzuimloket in Mijn DUO

Om in te loggen op het verzuimloket in Mijn DUO hebt u een inlognaam, wachtwoord en tokengenerator nodig. Scholen hebben de rol ‘verzuimloketmelder’ nodig. Uw beheerder van Mijn DUO regelt deze rol voor u. Meer informatie vindt u in de handleiding verzuimloket.

Scholen in het voortgezet en middelbaar onderwijs kunnen de locaties en contactpersonen aanpassen in het verzuimloket. Hoe dat werkt, leest u in de handleiding verzuimloket.

Handleiding verzuimloket (2725Kb, pdf)

Gemeente

Als gemeente kunt u verzuimmeldingen ophalen en vrijstellingen doorgeven via uw administratiepakket. In Mijn DUO kunt u vrijstellingen registreren, vervangende leerplicht doorgeven en gegevensleveringen bekijken.

Koppeling met administratiepakket

U kunt een rechtstreekse verbinding maken tussen uw administratiepakket en het verzuimregister. Dit heet een machine tot machinekoppeling (M2M). De beheerder bij uw gemeente regelt de koppeling.

PKI-overheidscertificaat

Voor het maken van een machinekoppeling hebt u een PKI-overheidscertificaat nodig. Dit moet een certificaat zijn van Digidentity, KPN-Getronic of Quovadis Trust/Link. Hebt u een certificaat gekocht? Volg dan deze stappen:

  1. Controleer of het certificaatbestand een van de volgende extensies heeft: .cer, .crt, .cert of .p7b. Andere bestandssoorten kan DUO niet verwerken.
  2. Kopieer het certificaatbestand naar een gecomprimeerde map.
  3. Vul het sjabloon in en sla het op.
  4. Mail het certificaatbestand (als zipbestand) en het sjabloon naar verzuim@duo.nl.

DUO verwerkt de certificaatgegevens en stuurt u een e-mail ter bevestiging. Hulp nodig? Uw softwareleverancier kan u helpen.

Is uw PKI-overheidscertificaat verlopen? Geef dan de nieuwe certificaatgegevens door via verzuim@duo.nl en stuur het openbare deel van het certificaat mee.

Sjabloon doorgeven certificaatgegevens gemeente (10Kb, xlsx)

Raadplegen RIO

In RIO kunt u de gegevens van instellingen en het onderwijsaanbod bekijken. U vindt hier ook de onderwijslocatiecode. Kijk voor meer informatie op RIO.

Wat gebeurt er met een melding?

De verzuimmelding komt in het verzuimregister bij DUO. DUO zorgt dat de melding terechtkomt bij de gemeente waar de leerling woont. Vervolgens haalt een leerplichtambtenaar de melding op uit het verzuimregister. Het doel is om de leerling zo snel mogelijk weer naar school te laten gaan. In het LAS, Mijn DUO of administratiepakket is te zien wat de leerplichtambtenaar doet met de melding.

Routeren verzuimmeldingen

Wilt u als leerplichtambtenaar verzuimmeldingen en gegevensleveringen van DUO naar een ander e-mailadres laten sturen? Hiervoor gebruikt u de formulieren Alternatieve routering verzuimloket en Verklaring gegevensverstrekking aan verwerker.

Op het formulier Alternatieve routering verzuimloket kunt u per soort leerling kiezen waar de melding moet binnenkomen. Vul op dit formulier altijd 4 instanties en e-mailadressen in, ook als u meerdere soorten meldingen naar hetzelfde adres wilt laten sturen.