Naar Leerlingenadministratie

Inschrijven leerling

U wilt een leerling inschrijven in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS), omdat hij binnen een jaar op uw school komt.

Leerling identificeren

Stuur vóór u de leerling inschrijft een identificatieverzoek naar BRON. De voorkeur gaat uit naar een verzoek met burgerservicenummer (bsn), geboortedatum en geslacht. Als u geen bsn heeft, kunt u een identificatieverzoek doen met alle persoonsgegevens van de leerling. BRON controleert de gegevens bij de Basisregistratie Personen (BRP). U krijgt in de terugkoppeling in uw LAS het burgerservicenummer (bsn) of onderwijsnummer van de leerling. Gebruik dit nummer om de leerling in te schrijven.

Ook bij een leerling die over de grens woont In Duitsland of Belgie, stuurt u eerst een identificatieverzoek naar BRON. Gebruik het burgerservicenummer, de geboortedatum, het geslacht en de landcode. De landcode voor België is 5010 en die voor Duitsland 9089.

Leerling inschrijven

Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling in uw LAS en wissel dit binnen 7 dagen uit met BRON. BRON controleert of de inschrijving in aanmerking komt voor bekostiging en geeft een voorlopige bekostigingsstatus af. Voor de bekostiging moeten leerlinggegevens vóór 15 oktober in BRON staan.

Als er nog een fout in de gegevens zit, dan ontvangt u een signaal in uw LAS. Corrigeer eventuele fouten in de gegevens en wissel de inschrijving opnieuw uit met BRON. Gebruik de Handleiding BRON vo (444Kb, pdf) voor een uitleg van de signalen. De juiste elementcode vindt u in de elementcodetabellen.

Als de inschrijvingsgegevens van een leerling wijzigen, pas dit dan aan in uw LAS en wissel opnieuw uit met BRON.

Onderwijslocatie en onderwijsaanbieder

Begint de inschrijvingsperiode op of na 1 augustus 2020? Registreer dan ook de onderwijsaanbieder en de onderwijslocatie bij de inschrijving van een leerling. De onderwijsaanbieder en onderwijslocatie zijn opgenomen in Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO).

Datum Inschrijving

  • Een leerling die direct na de zomervakantie op school komt, schrijft u met ingang van 1 augustus in.
  • Komt een leerling op een andere datum voor het eerst op school? Stem dan de inschrijfdatum af met de andere school. De in- en uitschrijfdatum moeten op elkaar aansluiten. Er mag dus geen weekend tussen zitten.

Mutaties persoonsgegevens

Als in de Basisregistratie Personen (BRP) persoonsgegevens gewijzigd worden, dan stuurt DUO deze gegevens naar de school waar de leerling staat ingeschreven. De school ontvangt dan een bericht ‘spontane mutatie’. Bijvoorbeeld na een verhuizing. Neem de gewijzigde persoonsgegevens over in uw LAS.

Handmatige mutaties

Kunt u een mutatie zelf niet meer uitvoeren en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij de mutatie voor u uitvoeren.

  1. Log in op Mijn DUO
  2. Ga naar BRON-(VA)VO
  3. Ga naar Verzoek handmatige mutatie en vul de gevraagde gegevens in.
  4. Als het nodig is een bijlage mee te sturen, dan kunt u die uploaden via bestandsuitwisseling. Bijvoorbeeld een kopie diploma. Verwijs in het Verzoek handmatige mutatie naar de bijlage.

Om een handmatige mutatie te kunnen doen, hebt u in Mijn DUO de rol ‘BRON-VO verzoek Handmatige Mutatie’ of ‘BRON-VAVO verzoek Handmatige Mutatie’ nodig. De beheerder bij uw school kan deze rol aan uw account koppelen. Het kenmerk moet het BRIN-nummer van uw school zijn.

Samenwerking vo en mbo/vavo

Soms volgt een vo-leerling een deel van het onderwijs op een mbo-instelling. Of de leerling doet examen via het vavo. De leerling blijft ingeschreven op uw vo-school. Vul het veld ‘verblijf ander instelling’ als de leerling examen doet via het vavo. Meer informatie vindt op Inschrijven mbo bij samenwerking vo.