De BekostigingsCheck: in 4 stappen meer zekerheid over uw leerlingadministratie
Controleer in 4 stappen of alle leerlingen die u hebt opgeslagen in uw Leerlingenadministratiesysteem (LAS) óók juist geregistreerd zijn voor de bekostiging bij DUO. Dit is namelijk niet altijd het geval. Zo zorgt u dat uw school het geld krijgt waar u recht op hebt. Voor iedere verkeerd geregistreerde leerling loopt u gemiddeld € 6.500,- per jaar mis.
Doe deze check elk jaar begin februari. Dan bent u nog op tijd om de juiste bekostiging te ontvangen voor teldatum 1 februari.
Stap 1: Los signalen in uw LAS op
Open uw LAS om te kijken of er signalen van het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) zijn. Zijn er signalen? Los deze eerst op. Er kan een fout in de gegevens zitten. U ontvangt een melding met een 3-cijferige code. In de signaalcodezoeker zoekt u op wat het signaal betekent en hoe u dit oplost.
Stap 2: Vergelijk het registratieoverzicht ROD met uw LAS
Vraag via uw LAS het registratieoverzicht ROD op. Dat is een overzicht van de leerlinggegevens in ROD. Vergelijk dit overzicht met de registraties in uw LAS. Zijn alle ingeschreven leerlingen met de juiste gegevens bekend bij DUO? Als dit niet het geval is, los dit dan op.
Uw softwareleverancier kan u helpen met het downloaden en analyseren van het registratieoverzicht.
Stap 3: Controleer de signalen in het kwaliteitscontrolebestand
Download in Mijn DUO de kwaliteitscontrolebestanden. In deze overzichten vindt u signalen van registraties in ROD die extra aandacht nodig hebben. Via de signaalcodezoeker zoekt u wat het signaal betekent en hoe u dit oplost. Er zijn 2 soorten bestanden:
- De wekelijkse bestanden updaten we elke maandag
- Het jaarlijks bestand plaatsen we 1 keer per jaar in januari
Stap 4: Vergelijk de aantallen uit uw LAS met het Overzicht Statustoekenning Bekostiging
Ga in Mijn DUO naar het Dashboard Overzicht Statustoekenning Bekostiging (OSB). Hierin ziet u per teldatum voor hoeveel leerlingen u bekostiging ontvangt. Vergelijk of de aantallen uit het LAS gelijk zijn aan de aantallen in het Dashboard OSB.
In dit dashboard vindt u ook de bekostigingssignalen per leerling. Dit zijn andere signalen dan in het kwaliteitscontrolebestand. Deze signalen geven aan waarom een leerling geen bekostiging ontvangt. Ook hiervoor kunt u de signaalcodezoeker gebruiken.
Contact ROD po
U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.
Mailen
Stel uw vraag via helpdeskpo@rod.duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.
Bellen
Van maandag 19 januari tot en met vrijdag 30 januari zijn wij langer open. U kunt ons bellen op 050 599 77 66 op werkdagen van 9.00 tot 15.30 uur.