Levering personeelsgegevens
Elk schoolbestuur is wettelijk verplicht personeelsgegevens aan DUO te leveren.
Deze pagina gaat over personeel dat bij u in loondienst is. Wilt u gegevens aanleveren van personeel dat niet bij uw in loondienst is? Ga dan naar Levering gegevens personeel niet in loondienst voor po of Levering gegevens personeel niet in loondienst voor vo.
Memo standaardlevering personeelsgegevens
In het Memo Standaardlevering Personeelsgegevens staat welke personeelsgegevens u bij DUO moet aanleveren. Bovendien beschrijft het memo hoe u veranderingen moet verwerken en vanaf wanneer u de aangepaste leveringen moet doen. In de bijlage staan de controles van DUO op de levering van personeelsgegevens en de signalen die u kunt verwachten.
Deze levering is vaak uitbesteed aan een administratiekantoor of een softwareleverancier. DUO verwerkt de gegevens binnen 24 uur. De leverancier ontvangt direct signalen over de geleverde gegevens. Een bestuur kan bij de leverancier navragen of er vanuit het bestuur actie is vereist.
Premies WGA en Whk
Het bestand ‘LoonToelageKorting’ moet gegevens over looncomponent ‘1220 Premie WGA’ bevatten. De werkgeverspremie ‘Werkhervattingskas’ (Whk) moet onder looncomponent ‘1220 Premie WGA’ aangeleverd worden.
Ontslaguitkering 2014
Met ingang van 1 januari 2014 vervalt de mogelijkheid om een ontslaguitkering als stamrecht onbelast uit te keren aan een (ex-)werknemer. Voor bestaande gevallen geldt vanaf 1 januari 2014 een overgangsrecht. Een deel van de ontslaguitkering kunt u dan belast en een deel onbelast uitkeren.
- De belastbare uitkeringen moet u aanleveren onder looncomponent ‘420 Bruto toelagen: eenmalige uitkering’.
- Onbelaste stamrechtuitkeringen meldt u onder looncomponent ‘600 Netto toelagen: overig’.
Regelingen duurzame inzetbaarheid en levensfasebewust personeelsbeleid
Met de ingang van de nieuwe cao's geldt voor po en mbo de regeling Duurzame inzetbaarheid. In het vo is dit de regeling Levensfasebewust personeelsbeleid. Gegevens over het gebruik van deze regelingen geeft u door via het bestaande veld 'BAPO-omvang' in het onderdeel 'Arbeidsrelatie’. Het veld ‘3100 Bruto korting ouderenregeling/BAPO' geeft u door in het onderdeel 'Loon, toelagen en kortingen'.
BAPO-omvang
In het veld BAPO-omvang vermeldt u het aantal uren (uitgedrukt in fte) uit het aanvullend budget, waarvoor een korting op het loon geldt. U geeft de uren op uit de regeling zelf en uit de overgangsregeling. Er is geen verschil tussen uren met een gedeeltelijke inhouding en een 100%-inhouding.
- In het po en vo kunt u in de overgangsregeling uren uit het persoonlijk budget inzetten voor verlof zonder vermindering van het brutoloon. Deze uren worden niet in het veld BAPO-omvang opgegeven.
- In het mbo vervalt het persoonlijk budget als een werknemer de overgangsregeling gebruikt. Daarom moet u in het mbo alle verlofuren uit de overgangsregeling, in het veld BAPO-omvang opgeven.
De opname van verlofuren uit een of meer aanvullende budgetten wordt niet verrekend in de betrekkingsomvang van het veld 'Betrekkingsomvang' (in onderdeel 'Arbeidsrelatie’).
Loon, toeslagen en kortingen
In het onderdeel 'Loon, toelagen en kortingen' staat het totaalbedrag van alle eigen bijdragen voor het gebruik van 1 of meer aanvullende budgetten uit de regelingen of uit de overgangsregelingen. Dit gebeurt onder de code 3100 'Bruto korting ouderenregeling/BAPO' in het veld 'Bruto korting ouderenregeling/BAPO'. Ook als een werknemer zowel verlofuren opneemt met een gedeeltelijke-of met een volledige inhouding van het loon, wordt 1 totaalbedrag vermeld.
Aanvulling vo
De cao vo biedt 2 extra bestedingsmogelijkheden voor het persoonlijk budget:
- De 1e is de mogelijkheid om uren van het persoonlijk budget uit te betalen. Deze uitbetaling wordt geleverd als code ‘420 Bruto toelagen: eenmalige uitkering'.
- De 2e is om verlofuren op te nemen uit het persoonlijk budget. Deze uren worden niet vermeld in het veld 'BAPO-omvang'. Zij moeten geleverd worden in het onderdeel 'Verlofgegevens' onder de code ‘7 overig verlof'.
Leverdatums
4 keer per schooljaar moet u de kwartaalgegevens DUO leveren: 1 juli, 1 oktober, 1 januari en 1 april. De jaarcijfers levert u 1 keer per jaar, op 1 april. Lever eerst de kwartaalgegevens op 1 april en daarna de jaargegevens. De jaargegevens overschrijven de kwartaalgegevens.
Herleveringen en naleveringen
Als een eerdere levering niet in orde is of niet is gebeurd, moet u een her- of nalevering doen via Mijn DUO. Die moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een reguliere levering. Als de oorspronkelijke levering voor meer dan 1 bestuur is gedaan, mag de her- of nalevering bestaan uit alleen de te corrigeren of na te leveren gegevensset van het betreffende bestuur.
Zulke correcties mogen alleen met goedkeuring van de MR worden ingediend. De MR accordeert met een handtekening de gewijzigde levering. Bij de controle moet de accountant hiervan een verklaring kunnen overleggen. De nieuwe gegevens vervangen de eerdere levering. De herlevering moet een volledige gegevensset bevatten van alle personen die bij het bestuur werken.
Bekijk hieronder het programma van eisen voor uw schoolsoort.
Aanleveren via Mijn DUO
Om de personeelsgegevens te leveren logt u in op Mijn DUO. U moet een toegangsnaam, een wachtwoord en een token hebben. Een token maakt bij iedere inlog een unieke code aan. De toegangsprocedure vindt u op de inlogpagina van een sector.