Inschrijvingsgegevens speciaal onderwijs

Na het identificatieverzoek kunt u de inschrijvingsgegevens van de leerling uitwisselen met ROD.

Wat moet u doen?

  1. Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling binnen 7 dagen in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS).
  2. U ontvangt direct een bericht in uw LAS of de inschrijving in ROD is opgenomen. Vanaf maart 2022 ontvangt u ook bericht of de inschrijving voor bekostiging in aanmerking komt.
  3. Zit er nog een fout in de gegevens, dan ontvangt u een foutmelding in uw LAS of in het kwaliteitscontrolebestand in Mijn DUO. Los de foutmelding op met behulp van de signaalzoeker.

Meer informatie vindt u in het Handboek uitwisselen met ROD.

Verplichte inschrijvingsgegevens

De volgende inschrijvingsgegevens zijn verplicht in het speciaal onderwijs:

  • Burgerservice- of onderwijsnummer
  • Inschrijvingsvolgnummer
  • Instellingscode (voorheen BRIN-nummer)
  • Vestigingscode
  • Datum inschrijving
  • Begindatum periode
  • Groep
  • Soort onderwijs (cluster 1 en 2)
  • Beschikkingsnummer van de toelaatbaarheidsverklaring (cluster 3 en 4).
Inschrijvingsvolgnummer

Uw LAS kent aan iedere nieuwe inschrijving van een leerling een inschrijvingsvolgnummer toe. In de communicatie met onze helpdesk kunt u dit inschrijvingsvolgnummer gebruiken.

Begindatum periode

Tijdens de inschrijvingsperiode kunnen gegevens veranderen, zoals de groep of de locatie. Zodra er iets wijzigt, ontstaat er een nieuwe periode. De eerste begindatum periode is altijd gelijk aan de inschrijfdatum.

Soort onderwijs (cluster 1 en 2)

Met het soort onderwijs geeft u aan welk onderwijs de leerling volgt op uw instelling cluster 1 of 2. Bijvoorbeeld onderwijs aan dove leerlingen of onderwijs aan leerlingen met visuele beperkingen.

Optionele inschrijvingsgegevens

De volgende inschrijvingsgegevens wisselt u alleen uit als ze van toepassing zijn:

  • Datum uitschrijving
  • NNCA
  • Onderwijsaanbiederscode (verplicht vanaf 1 augustus 2022)
  • Onderwijslocatiecode (verplicht vanaf 1 augustus 2022)
  • Soort verblijf
  • Pedagogisch didactisch onderwijsconcept: bijvoorbeeld Agora
  • Experiment: bijvoorbeeld het experiment Dans en Muziek.
Soort verblijf

Met soort verblijf geeft u aan of er sprake is van een verblijf in een residentiële instelling. Het gaat dan bijvoorbeeld om een verblijf in een instelling voor gehandicaptenzorg of een justitiële jeugdinrichting.

Aanvullende inschrijvingsgegevens

Naast de reguliere inschrijvingsgegevens kunt u ook gegevens uitwisselen die een aanvulling op een inschrijving zijn. In het speciaal onderwijs gaat dit om gegevens over het arrangement of de toelaatbaarheidsverklaring (TLV). Ook andere scholen of instellingen kunnen deze gegevens uitwisselen over uw leerling.

Arrangement (cluster 1 en 2 en scholen voor leerlingen met epilepsie)

De Commissie van Onderzoek van uw instelling bepaalt of een leerling wordt toegelaten op uw school voor speciaal onderwijs cluster 1 of 2 of school voor leerlingen met epilepsie. Zij geeft daarvoor een arrangement af.

Door de leerling in te schrijven op uw instelling, geeft u aan dat er een arrangement is voor deze leerling. U hoeft het arrangement niet uit te wisselen met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD, voorheen BRON). Ook het ontwikkelingsperspectief hoeft u niet uit te wisselen.

Ondersteuning op een andere school

Ondersteunt uw school een leerling op een andere school? De Commissie van Onderzoek van uw instelling moet ook hiervoor een arrangement afgeven. Registreer de volgende gegevens in uw LAS:

  • Burgerservice- of onderwijsnummer
  • Instellingscode (voorheen BRIN-nummer) waar de leerling ingeschreven staat
  • Arrangementvolgnummer
  • Begindatum
  • Einddatum.
Toelaatbaarheidsverklaring (cluster 3 en 4)

Om toegelaten te worden tot het speciaal onderwijs cluster 3 en 4 heeft een leerling een toelaatbaarheidsverklaring nodig. Alleen voor leerlingen op een residentiële plaats is geen toelaatbaarheidsverklaring nodig. Een toelaatbaarheidsverklaring is een beschikking die wordt afgegeven door een samenwerkingsverband. Om de toelaatbaarheidsverklaring uit te wisselen, registreert u de volgende gegevens in uw LAS:

  • Datum ingang toelaatbaarheidsverklaring
  • Volgnummer van de toelaatbaarheidsverklaring (wordt toegekend door uw LAS)
  • Samenwerkingsverbandnummer
  • Ondersteuningscategorie
  • Beschikkingsnummer van de toelaatbaarheidsverklaring
  • Datum ingang toelaatbaarheidsverklaring
  • Datum einde toelaatbaarheidsverklaring: een tlv eindigt altijd op 31 juli.

Residentiële instelling

Voor leerlingen op een residentiële instelling hoeft u geen toelaatbaarheidsverklaring aan te vragen. Wel moet u aan DUO melden dat het bevoegd gezag een samenwerkingsovereenkomst is aangegaan met een residentiële instelling. Neem hiervoor contact op met het Informatiecentrum Onderwijs.

Tijdelijke toelating

Bij leerlingen die voor het eerst naar school gaan, hebt u 10 weken de tijd om een besluit te nemen of u de leerling op uw school toelaat. Het samenwerkingsverband beoordeelt of er een toelaatbaarheidsverklaring kan worden afgegeven.

Is er na de periode van 10 weken nog geen toelaatbaarheidsverklaring? Dan mag u de leerling tijdelijk toelaten zonder toelaatbaarheidsverklaring. U wisselt de leerlinggegevens uit met ROD. De inschrijfdatum is de 1e dag na deze periode van 10 weken.

Wordt de toelaatbaarheidsverklaring afgegeven, dan wisselt u de gegevens van de toelaatbaarheidsverklaring uit met ROD. De inschrijfdatum wijzigt niet.

Wordt er geen toelaatbaarheidsverklaring afgegeven, dan wordt de tijdelijke toelating beëindigd. Op dat moment moet er wel een andere school gevonden zijn voor de leerling. Schrijf de leerling uit met ingang van de dag die volgt op het weigeren van de toelating.

Ondersteuning op een andere school

Geeft uw school extra ondersteuning aan een leerling op een andere school? Dan hoeft u dit niet uit te wisselen met ROD.

Inschrijvingsgegevens wijzigen

Als u iets wilt corrigeren in de inschrijvingsgegevens van de leerling, dan wijzigt u het gegeven in uw LAS. U ontvangt direct bericht of de nieuwe gegevens in ROD zijn opgenomen. Ontvangt u een foutmelding, los die dan op met behulp van de signaalzoeker.

Niets missen?

Het onderwijs is constant in beweging. Abonneer u op onze nieuwsbrief.

Verbergen feedback scherm Sluiten feedback scherm Tonen feedback scherm
Wat vindt u van de website?

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee