Inschrijvingsgegevens speciaal basisonderwijs

Na het identificatieverzoek kunt u de inschrijvingsgegevens van de leerling uitwisselen met ROD.

Wat moet u doen?

  1. Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling binnen 7 dagen in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS).
  2. U krijgt direct een bericht in uw LAS of de inschrijving in ROD is opgenomen. U krijgt ook bericht of de inschrijving voor bekostiging in aanmerking komt.
  3. Zit er nog een fout in de gegevens, dan krijgt u een foutmelding in uw LAS of in het kwaliteitscontrolebestand in Mijn DUO. Los de foutmelding op met de signaalcodezoeker.

Meer informatie vindt u in het handboek Uitwisselen met ROD voor speciaal basisonderwijs.

Verplichte inschrijvingsgegevens

De volgende inschrijvingsgegevens zijn verplicht in het speciaal basisonderwijs:

  • burgerservicenummer of onderwijsnummer
  • inschrijvingsvolgnummer
  • instellingscode 
  • vestigingscode
  • onderwijsaanbiederscode
  • onderwijslocatiecode
  • inschrijfdatum
  • begindatum periode
  • leerjaar
  • groep
  • beschikkingsnummer van de toelaatbaarheidsverklaring
Inschrijvingsvolgnummer

Uw LAS kent aan iedere nieuwe inschrijving van een leerling een inschrijvingsvolgnummer toe. In de communicatie met onze helpdesk kunt u dit inschrijvingsvolgnummer gebruiken.

Begindatum periode

Tijdens de inschrijvingsperiode kunnen gegevens veranderen, zoals het leerjaar of de locatie. Zodra er iets wijzigt, ontstaat er een nieuwe periode. De eerste begindatum periode is altijd gelijk aan de inschrijfdatum.

Beschikkingsnummer

Het beschikkingsnummer is het unieke nummer van de toelaatbaarheidsverklaring. Vanaf 1 februari 2022 wisselt u het beschikkingsnummer en de toelaatbaarheidsverklaring uit met ROD.

Optionele inschrijvingsgegevens

De volgende inschrijvingsgegevens wisselt u alleen uit als ze van toepassing zijn:

Experiment

Een leerling kan tijdens de inschrijvingsperiode deelnemen aan een experiment:

  • pilot tweetalig onderwijs (t/m 31 juli 2024)
  • inschrijving op een Europese school
  • dans en muziek
  • onderwijszorgarrangement (vanaf 15 november 2022)
  • inschrijving van een Oekraïense leerling op een Tijdelijke onderwijsvoorziening voor ontheemden (van 1 januari 2023 t/m 31 juli 2024)
  • inschrijving van leerplichtige nieuwkomers op een Tijdelijke nieuwkomersvoorziening (vanaf 1 november 2023)
  • teambevoegdheid 10-14 onderwijs (vanaf 1 augustus 2024)
  • inclusieve leeromgeving (vanaf 1 januari 2025)

Aanvullende inschrijvingsgegevens

Naast de reguliere inschrijvingsgegevens kunt u ook gegevens uitwisselen die een aanvulling op een inschrijving zijn. In het speciaal basisonderwijs gaat dit om gegevens over het voorschools programma of de toelaatbaarheidsverklaring. Ook andere scholen of instellingen kunnen deze gegevens uitwisselen over uw leerling.

Toelaatbaarheidsverklaring

Om toegelaten te worden tot het speciaal basisonderwijs heeft een leerling een toelaatbaarheidsverklaring nodig. Een toelaatbaarheidsverklaring is een beschikking die wordt afgegeven door een samenwerkingsverband. In het sbo is het vanaf 1 februari 2022 verplicht om de toelaatbaarheidsverklaring uit te wisselen met ROD. Registreer de volgende gegevens:

  • burgerservicenummer of onderwijsnummer
  • volgnummer van de toelaatbaarheidsverklaring (wordt toegekend door uw LAS)
  • samenwerkingsverbandnummer
  • beschikkingsnummer
  • ondersteuningscategorie: sbo
  • datum ingang toelaatbaarheidsverklaring
  • datum einde toelaatbaarheidsverklaring: een tlv eindigt altijd op 31 juli

Tijdelijke toelating

Bij leerlingen die voor het eerst naar school gaan, hebt u 10 weken de tijd om een besluit te nemen of u de leerling op uw school toelaat. Het samenwerkingsverband beoordeelt of er een toelaatbaarheidsverklaring kan worden afgegeven.

  • Is er na de periode van 10 weken nog geen toelaatbaarheidsverklaring? Dan mag u de leerling tijdelijk toelaten zonder toelaatbaarheidsverklaring. U wisselt de leerlinggegevens uit met ROD. De inschrijfdatum is de 1e dag na deze periode van 10 weken.
  • Wordt de toelaatbaarheidsverklaring afgegeven, dan wisselt u de gegevens van de toelaatbaarheidsverklaring uit met ROD. De inschrijfdatum wijzigt niet.
  • Wordt er geen toelaatbaarheidsverklaring afgegeven, dan wordt de tijdelijke toelating beëindigd. Op dat moment moet er wel een andere school gevonden zijn voor de leerling. Schrijf de leerling uit met ingang van de dag die volgt op het weigeren van de toelating.

Leerling van andere school

Komt de leerling van een andere school? Dan mag u de leerling pas inschrijven als de toelaatbaarheidsverklaring is afgegeven. De leerling blijft tot dat moment ingeschreven op de vorige school.

Voor- en vroegschoolse educatie

Voor- en vroegschoolse educatie (VVE) horen bij elkaar.

  • Voorschoolse educatie vindt plaats in de kinderopvang en is voor kinderen vanaf 2,5 jaar met (risico op) een onderwijsachterstand, vóórdat zij naar school gaan.
  • Vroegschoolse educatie is het gestructureerde educatieve programma in groep 1 en 2 van de basisschool. Het sluit aan op de voorschoolse educatie.

VVE registreren in uw LAS

Het uitwisselen van gegevens over voor- en vroegschoolse educatie is verplicht zodra dit van toepassing is.

  • Heeft een leerling voorschoolse educatie gevolgd? Vraag dit bij de inschrijving altijd na bij ouders/verzorgers. Registreer de naam van het programma en het aantal maanden (minimaal 1 en maximaal 24).
  • Volgt een leerling in groep 1 of 2 een vroegschools programma? Registreer dan de officiële naam van het programma.
  • Heeft de leerling meerdere programma’s gevolgd, registreer dan als programmanaam ‘Een combinatie van programma’s’.

Inschrijvingsgegevens wijzigen

Als u iets wilt corrigeren in de inschrijvingsgegevens van de leerling, dan wijzigt u het gegeven in uw LAS. U krijgt direct bericht of de nieuwe gegevens in ROD zijn opgenomen. Krijgt u een foutmelding, los die dan op met de signaalcodezoeker.

Contact ROD po

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via helpdeskpo@rod.duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 77 66 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.

Niets missen?

Het onderwijs is constant in beweging. Abonneer u op onze nieuwsbrief.